REGULAMENT nr. 1 din 17 ianuarie 2014

REGULAMENT nr. 1 din 17 ianuarie 2014 privind activitatea de control desfasurata de Autoritatea de Supraveghere Financiara

In conformitate cu prevederile art. 1 alin. (2), art. 2 alin. (1), art. 3, art. 6, precum si ale art. 212 alin. (8) din Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 93/2012 privind infiintarea, organizarea si functionarea Autoritatii de Supraveghere Financiara, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 113/2013, cu modificarile si completarile ulterioare, in temeiul hotararii Consiliului Autoritatii de Supraveghere Financiara din data de 15 ianuarie 2014, Consiliul Autoritatii de Supraveghere Financiara emite prezentul regulament.

 CAPITOLUL I: Dispozitii generale
 Art. 1
Prezentul regulament stabileste regulile generale in baza carora Autoritatea de Supraveghere Financiara, denumita in continuare Autoritatea, realizeaza activitatea de control permanent, periodic si inopinat, asupra entitatilor si persoanelor vizate care desfasoara activitati/operatiuni supuse autorizarii/avizarii si/sau supravegherii sale.
 Art. 2
(1)Termenii si expresiile utilizate in prezentul regulament au semnificatiile enuntate in actele normative prevazute la art. 2 alin. (1) din Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 93/2012 privind infiintarea, organizarea si functionarea Autoritatii de Supraveghere Financiara, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 113/2013, cu modificarile si completarile ulterioare.
 (2)In sensul prezentului regulament, termenii si expresiile de mai jos au urmatoarele semnificatii:
a)activitate de control - totalitatea actiunilor desfasurate cu caracter programat sau inopinat, privitor la ansamblul obligatiilor entitatilor, ori determinate de aparitia unor disfunctii sau sesizari si are ca scop verificarea respectarii reglementarilor legale aplicabile entitatilor care desfasoara activitati ori operatiuni supuse autorizarii, avizarii si/sau supravegherii Autoritatii;
b)ancheta - metoda de desfasurare a activitatii de control, realizata la sediul Autoritatii, care urmareste stabilirea imprejurarilor si a conditiilor in care entitatile, mentionate la art. 2 alin. (1) lit. a), c) si d) din Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 93/2012, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 113/2013, cu modificarile si completarile ulterioare, au desfasurat unele operatiuni, in cazuri semnalate/identificate de incalcarea prevederilor legale specifice;
c)audiere - metoda de desfasurare a activitatii de control prin convocarea, la sediul Autoritatii, a persoanelor vizate pentru determinarea conditiilor si imprejurarilor in care entitatile si persoanele vizate au desfasurat o activitate;
d)control periodic - tip de desfasurare a activitatii de control, realizat cu o anumita ciclicitate, prin verificarea, la sediul entitatii, a operatiunilor desfasurate pe o perioada de timp determinata si a indeplinirii de catre aceasta a obligatiilor, conform legislatiei incidente in sectoarele supravegheate de catre Autoritate; controlul periodic se realizeaza cu anuntarea prealabila a entitatii;
e)control permanent - ansamblul activitatilor de verificare realizate la sediul Autoritatii, prin directiile de specialitate ale Autoritatii; controlul permanent este exercitat: prin supravegherea si monitorizarea continua a entitatilor/persoanelor vizate, prin analizarea datelor si informatiilor cuprinse in rapoarte/ informari/notificari, prin analizarea si solutionarea sesizarilor/ reclamatiilor, precum si prin analizarea documentelor si informatiilor solicitate in cadrul activitatii de autorizare si supraveghere;
f)control inopinat-tip de desfasurare a activitatii de control prin verificarea, de regula la sediul entitatii, a uneia sau mai multor activitati ori operatiuni, desfasurate pe o perioada de timp determinata, si a indeplinirii de catre aceasta a uneia sau mai multor obligatii, conform legislatiei incidente in sectoarele supravegheate de catre Autoritate;
g)control incrucisat - metoda de desfasurare a activitatii de control, care presupune verificarea la sediul entitatii sau al Autoritatii a inscrisurilor si operatiunilor unei entitati in corelatie cu inscrisurile detinute de o alta entitate; controlul incrucisat poate avea si caracter inopinat;
h)echipa de control - persoanele desemnate prin decizie de catre presedintele Autoritatii in vederea desfasurarii activitatii de control asupra entitatilor si a persoanelor vizate, autorizate/avizate de catre aceasta;
i)entitate controlata - entitatile mentionate la art. 2 alin. (1) din Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 93/2012, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 113/2013, cu modificarile si completarile ulterioare, si societatile comerciale carora le-au fost externalizate de catre administratori atributii specifice sistemului de pensii private, cu privire la activitatile externalizate;
j)persoana vizata - persoana fizica si/sau reprezentantul legal al persoanei juridice, direct implicate in activitatea supusa controlului si supravegherii Autoritatii;
k)proces-verbal de control - documentul ce cuprinde totalitatea aspectelor constatate ca urmare a desfasurarii unei activitati de control asupra entitatilor si a persoanelor vizate care desfasoara activitati/operatiuni supuse autorizarii/avizarii si/sau supravegherii Autoritatii;
l)sondaj - metoda de verificare selectiva a inscrisurilor, a datelor si a operatiunilor considerate ca reprezentative pentru ansamblul unei activitati.
 Art. 3
(1)Activitatea de control asupra entitatilor implicate si a persoanelor vizate in sectorul asigurarilor si reasigurarilor, sectorul instrumentelor si investitiilor financiare si sectorul sistemului de pensii private se realizeaza ca urmare a aprobarii Consiliului Autoritatii sau, dupa caz, a presedintelui acesteia.
(2)Prin exceptie de la prevederile alin. (1), activitatea de control permanent/activitatea de supraveghere se exercita de catre directiile de specialitate, in concordanta cu legislatia aplicabila fiecarui sector de activitate, conform atributiilor stabilite prin Regulamentul de organizare si functionare al Autoritatii.
(3)Activitatea de control periodic si inopinat se exercita prin intermediul Directiei control si al celorlalte directii de specialitate, de regula in colaborare cu Directia control.
(4)Activitatea de control periodic si inopinat se desfasoara la sediul entitatilor sau la sediul Autoritatii si se declanseaza in baza deciziilor emise de presedintele Autoritatii.
(5)In cadrul activitatilor de control, in vederea realizarii obiectivelor sale, Autoritatea coopereaza si face schimb de informatii cu orice alte institutii si autoritati din Romania si din alte state, ori de cate ori este necesar, conform prerogativelor stabilite prin lege.
 
 CAPITOLUL II: Reguli generale privind controlul si procedura de efectuare a controlului periodic si inopinat
 SECTIUNEA 1: Reguli generale privind activitatea de control
 Art. 4
In realizarea atributiilor sale de control, Autoritatea decide asupra tipului si/sau a metodei de control exercitate si asupra locului de desfasurare a verificarilor, in functie de scopul, obiectivele si complexitatea activitatii desfasurate, in concordanta cu legislatia aplicabila fiecarui sector de activitate.
 Art. 5
(1)Controlul periodic se organizeaza si se desfasoara in baza unui Plan anual integrat, aprobat de catre Consiliul Autoritatii.
(2)Pe langa controalele periodice efectuate pot fi derulate, ori de cate ori se considera necesar, si controale inopinate aprobate de catre presedintele Autoritatii care urmaresc anumite obiective tematice, stabilite in fiecare situatie, precum si anchete in cazuri semnalate/identificate de incalcari ale prevederilor legale aplicabile sectoarelor supravegheate.
(3)Controalele desfasurate la sediul entitatii pentru verificarea modului de indeplinire a planului de masuri stabilit prin hotarare a Consiliului Autoritatii si controalele desfasurate ca urmare a solicitarilor entitatilor aflate in sfera de autorizare/avizare si/sau supraveghere a Autoritatii, de limitare, suspendare sau incetare a activitatii, sunt asimilate controlului inopinat, corelativ cu prevederile legislatiei sectoriale specifice.
 Art. 6
(1)La stabilirea perioadei de timp ce urmeaza a face obiectul unui nou control periodic se au in vedere perioada anterior controlata, natura si volumul activitatii entitatii, riscul si complexitatea produselor si serviciilor oferite, gradul de conformare observat anterior, elementele relevante identificate in situatiile financiare anuale/rapoartele financiare si tehnice periodice sau in rapoartele de supraveghere prudentiala, astfel incat sa se asigure continuitate in verificarea activitatii desfasurate de entitate.
(2)Selectarea operatiunilor si a documentelor ce urmeaza a fi verificate se face de catre echipa de control, in baza tematicii de control, luand in considerare obiectivele controlului, ponderea operatiunilor, precum si relevanta acestora in activitatea entitatii supuse controlului.
(3)In situatia in care, ulterior efectuarii activitatii de control. Autoritatea intra in posesia unor date si informatii suplimentare, aceasta poate decide reverificarea, integral sau partial, a perioadei controlate.
 Art. 7
(1)Autoritatea poate suspenda un control periodic sau inopinat, notificand entitatea cu privire la data de la care se suspenda derularea acestuia si, ulterior, cu privire la data la care este reluat.
(2)Suspendarea controlului se hotaraste de catre Consiliul Autoritatii sau, dupa caz, de catre presedintele acesteia.
 SECTIUNEA 2: Procedura de efectuare a controlului
 Art. 8
 (1)Controlul periodic si inopinat se declanseaza in baza deciziei de control semnate de catre presedintele Autoritatii. Decizia de control cuprinde cel putin urmatoarele elemente:
a)denumirea Autoritatii;
b)temeiul legal al emiterii deciziei;
c)tipul controlului;
d)numele si prenumele persoanelor desemnate din cadrul Autoritatii sa efectueze controlul;
e)denumirea si adresa entitatii supuse controlului;
f)data declansarii controlului;
g)obiectul/tematica controlului si, dupa caz, perioada supusa controlului;
h)obligatiile entitatilor sau persoanelor supuse controlului;
i)semnatura presedintelui si stampila Autoritatii.
(2)La data prezentarii la sediul entitatii supuse controlului, echipa de control inregistreaza numarul si data deciziei Autoritatii in Registrul unic de control al acesteia.
(3)In situatia in care se impune o audiere la sediul Autoritatii, in decizie se inscriu data si ora la care persoanele convocate se prezinta, obiectul audierii, precum si eventualele documente pe care acestea trebuie sa le furnizeze.
(4)In timpul derularii controlului, echipa de control poate fi completata sau modificata, temporar ori pentru intreaga perioada ramasa, cu personal de specialitate din celelalte directii de specialitate din cadrul Autoritatii in functie de complexitatea sau caracterul particular al constatarilor preliminare.
 Art. 9
In cazul controlului periodic, entitatea este notificata, printr-o adresa transmisa prin posta sau, dupa caz, prin fax, cu cel putin 15 zile lucratoare inainte de data declansarii controlului.
 Art. 10
(1)Documentele si informatiile aferente controlului sunt solicitate entitatii de catre echipa de control, stabilindu-se termenele pentru predarea acestora.
(2)Predarea documentelor si informatiilor prevazute la alin. (1) trebuie sa se faca la termenele stabilite de catre echipa de control.
 Art. 11
(1)In timpul activitatii de control, echipa de control poate intocmi un proces-verbal de ridicare date/documente in care consemneaza documentele, datele si/sau situatiile furnizate de catre entitatea supusa controlului.
 (2)Procesul-verb al de ridicare date/documente prevazut la alin. (1) cuprinde cel putin urmatoarele:
a)data si locul incheierii procesului-verbal;
b)decizia Autoritatii in baza careia a fost declansat controlul;
c)numele, prenumele si functia persoanelor desemnate sa efectueze controlul;
d)denumirea entitatii controlate;
e)numele, prenumele si functia reprezentantului legal al entitatii controlate sau ale persoanelor care au reprezentat entitatea pe perioada controlului;
f)data declansarii controlului;
g)toate notele explicative date in scris de catre reprezentantul legal al entitatii supuse controlului si de personalul acesteia;
h)numarul de file prezentate/ridicate in format fizic si identificarea documentelor prezentate/ridicate in format electronic;
i)mentiunea ca toate inscrisurile in original puse la dispozitia persoanelor desemnate sa efectueze controlul au fost restituite, iar copiile prezentate/ridicate de catre echipa de control sunt complete si conform cu originalele;
j)alte inscrisuri, date, situatii si/sau informatii pe care echipa de control le considera relevante.
(3)Procesul-verbal de ridicare date/documente prevazut la alin. (1) se intocmeste in doua exemplare, unul pentru Autoritate si celalalt pentru entitatea supusa controlului, si se semneaza de ambele parti.
(4)In cazul in care reprezentantul legal al entitatii sau persoanele care au reprezentat entitatea pe perioada in care se desfasoara controlul refuza semnarea, acest fapt se consemneaza in procesul-verbal de ridicare date/documente de catre echipa de control.
(5)Ambele exemplare ale procesului-verbal de ridicare date/documente se inregistreaza cu acelasi numar de inregistrare in registrul de intrari-iesiri al entitatii supuse controlului.
(6)In situatia unei audieri efectuate la sediul Autoritatii se intocmeste un proces-verbal de audiere, in doua exemplare, cate unui pentru fiecare parte implicata, in care se vor mentiona, dupa caz, elementele enumerate la alin. (2) si care se inregistreaza la Registratura generala a Autoritatii.
(7)Concluziile rezultate in urma verificarii inscrisurilor si a celorlalte activitati aferente anchetei sunt prezentate Consiliului Autoritatii.
 Art. 12
 (1)In urma verificarii inscrisurilor si a celorlalte activitati aferente controlului periodic sau inopinat, echipa de control intocmeste un proces-verbal de control la sediul Autoritatii ori la sediul entitatii, dupa caz, care trebuie sa cuprinda, fara a se limita, urmatoarele:
a)toate elementele prevazute la art. 11 alin. (2);
b)perioada in care s-a desfasurat controlul;
c)constatarile si orice aspecte relevante, in conformitate cu tematica aferenta controlului;
d)referiri la anexele ce fac parte integranta din procesul - verbal, precum: lista inscrisurilor si/sau a situatiilor intocmite la solicitarea persoanelor desemnate sa efectueze controlul, copiile documentelor stampilate si semnate de catre reprezentantii entitatii pentru conformitate cu originalul, fisierelor verificate cu ocazia controlului, cu semnatura electronica extinsa, dupa caz;
e)alte inscrisuri, date, situatii si/sau informatii pe care echipa de control le considera relevante.
(2)Procesul-verbal de control prevazut la alin. (1) se intocmeste in doua exemplare, unul pentru Autoritate si celalalt pentru entitatea supusa controlului.
(3)Procesul-verbal de control se inregistreaza in registrul de intrari-iesiri al Autoritatii.
(4)Numarul si data procesului-verbal de control aferent controlului desfasurat la sediul entitatii sunt inscrise in registrul unic de control al acesteia.
 Art. 13
Entitatea supusa controlului are dreptul de a formula in scris obiectiuni la procesul-verbal de control remis acesteia, sub semnatura reprezentantului legal, dupa cum urmeaza:
a)in termen de 3 zile calendaristice de la data primirii procesului-verbal de control, in cazul controlului inopinat;
b)in termen de 7 zile calendaristice de la data primirii procesului-verbal de control, in cazul controlului periodic.
 Art. 14
(1)Pe baza concluziilor rezultate in urma activitatii de control efectuate, Consiliul Autoritatii poate hotari aplicarea unor sanctiuni potrivit legislatiei aplicabile si/sau masuri, in scopul prevenirii ori remedierii deficientelor constatate, precum si sesizarea altor institutii sau autoritati ale statului, conform competentelor acestora.
(2)Dispunerea sanctiunilor si/sau a masurilor se face in baza hotararii Consiliului Autoritatii, prin decizie semnata de presedintele acesteia, si se comunica entitatii/persoanei sanctionate.
(3)Deciziile de sanctionare se publica in Buletinul Autoritatii si/sau, dupa caz, in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I.
 Art. 15
Persoanele fizice sau juridice sanctionate pot formula plangere impotriva deciziei prin care sunt aplicate sanctiuni ori dispuse masuri, in conformitate cu dispozitiile Legii contenciosului administrativ nr. 554/2004, cu modificarile si completarile ulterioare.

 CAPITOLUL III: Drepturile si obligatiile entitatilor sau persoanelor supuse controlului periodic si inopinat si ale echipei de control
 SECTIUNEA 1: Drepturile si obligatiile entitatii controlate si ale persoanelor vizate
 Art. 16
In timpul desfasurarii activitatii de control entitatile sau persoanele vizate au urmatoarele drepturi:
a)sa fie notificate asupra declansarii controlului, in cazul controlului periodic;
b)sa beneficieze, din partea persoanelor desemnate sa efectueze activitatea de control, de un tratament just si echitabil;
c)sa fie informate cu privire la rezultatele finale ale controlului efectuat;
d)in cazul intocmirii unui proces-verbal de control sa formuleze obiectiuni la acesta;
e)sa semneze procesele-verbale de control, procesele - verbale de ridicare date/documente si procesele-verbale de audiere cu obiectiuni, daca este cazul;
f)sa conteste masurile si sanctiunile dispuse prin actele Autoritatii.
 Art. 17
Pe durata desfasurarii activitatii de control entitatea sau persoana vizata are urmatoarele obligatii:
a)sa permita accesul echipei de control in spatiile in care se desfasoara activitatea pentru care a fost autorizata/avizata, precum si in spatiile unde se afla documentele aferente activitatii si sistemele informatice utilizate;
b)sa raspunda la solicitarea Autoritatii de a se prezenta la data si locul stabilite pentru efectuarea activitatii de control;
c)sa permita si sa asigure efectuarea in bune conditii a activitatii de control si sa acorde sprijinul necesar desfasurarii acesteia;
d)sa puna la dispozitia echipei de control, la data si locul stabilit, ca urmare a solicitarii acesteia, toate inscrisurile, informatiile, fisierele, registrele si evidentele contabile aferente activitatii pe care o desfasoara, documentele in original, copiile certificate conform cu originalul ale acestora, precum si traducerea legalizata in limba romana, dupa caz;
e)sa colaboreze pe intreaga perioada de desfasurare a activitatii de control in vederea determinarii situatiilor de fapt, prin prezentarea in intregime a faptelor cunoscute si a tuturor documentelor doveditoare;
f)sa puna la dispozitia echipei de control documente date si informatii complete si conforme cu realitatea.
 SECTIUNEA 2: Drepturile si obligatiile echipei de control
 Art. 18
In exercitarea atributiilor ce ii revin, echipa de control are urmatoarele drepturi:
a)sa aiba acces in spatiile in care entitatea isi desfasoara activitatea, precum si in spatiile unde se afla documentele si sistemele informatice de evidenta si prelucrare a datelor;
b)sa efectueze verificari in prezenta reprezentantului legal al entitatii sau a persoanei desemnate sa o insoteasca in orice sediu si incinta in care entitatea isi desfasoara activitatea, inclusiv in sediile societatilor carora le-au fost externalizate/transferate activitati specifice;
c)sa solicite prezenta la sediul Autoritatii a reprezentantului legal al entitatii si a altor persoane in vederea furnizarii de informatii si de note explicative scrise, precum si a prezentarii de documente, inscrisuri, registre si evidente contabile;
d)sa solicite si sa verifice, in totalitate sau prin sondaj, orice informatii, documente, fisiere, inscrisuri, registre si evidente contabile care pot avea legatura cu activitatea entitatii, inclusiv cu activitatile externalizate/transferate de aceasta, dupa caz, precum si sistemele informatice de evidenta si prelucrare a datelor;
e)sa ridice copii ale oricarui document, fisier, inscris, registru si inregistrare contabila;
f)sa solicite, verbal sau in scris, toate informatiile si explicatiile referitoare la actiunile si operatiunile desfasurate de entitatea supusa controlului;
g)sa solicite note explicative scrise reprezentantului legal al entitatii, angajatilor acesteia, precum si reprezentantului oricarei altei societati careia i-au fost externalizate/transferate activitati specifice.
 Art. 19
In exercitarea atributiilor ce ii revin, echipa de control are urmatoarele obligatii:
a)sa se identifice prezentand entitatii supuse controlului legitimatia de serviciu si decizia de efectuare a controlului/audierii;
b)sa aplice corect prevederile legislatiei in vigoare in domeniile supravegheate de catre Autoritate;
c)sa pastreze confidentialitatea asupra datelor si informatiilor obtinute;
d)sa efectueze controlul in asa fel incat sa nu afecteze activitatea curenta a entitatii supuse controlului;
e)sa utilizeze eficient timpul alocat controlului;
f)sa respecte programul de lucru al entitatii. Controlul se poate desfasura si in afara programului de lucru al entitatii, cu acordul scris al acesteia.
 CAPITOLUL IV: Sanctiuni
 Art. 20
In cadrul activitatii de control permanent/activitatii de supraveghere exercitate de catre directiile de specialitate ale Autoritatii pot fi utilizate, dupa caz, si metodele de desfasurare a activitatii de control descrise in cazul controlului inopinat si a controlului periodic (audiere, control incrucisat, sondaj).
 Art. 21
Sanctionarea entitatilor supuse controlului permanent/supravegherii se face conform procedurii stabilite la art. 14.
 Art. 22
Nerespectarea de catre entitatile si persoanele vizate supuse activitatii de control a prevederilor prezentului regulament se sanctioneaza de catre Autoritate in conformitate cu legislatia aplicabila sectoarelor supravegheate.

 CAPITOLUL V: Dispozitii finale
 Art. 23
(1)Prezentul regulament intra in vigoare la 30 de zile de la data publicarii in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I.
(2)Activitatile de control in curs de desfasurare la data intrarii in vigoare a prezentului regulament vor continua in conformitate cu prevederile in vigoare la data inceperii derularii controlului.
(3)La data intrarii in vigoare a prezentului regulament se abroga Hotararea Comisiei de Supraveghere a Sistemului de Pensii Private nr. 4/2010 pentru aprobarea Normei nr. 3/2010 privind procedura de efectuare a controlului entitatilor care desfasoara activitati in sistemul de pensii private, publicata in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 185 din 23 martie 2010, precum si orice alte dispozitii contrare.